Boekhouder voor zzp’ers: wat doet een boekhouder en wanneer heeft u die nodig?
Als zzp’er bent u niet alleen bezig met uw klanten en opdrachten. U moet ook facturen versturen, bonnetjes bewaren, btw-aangifte doen, zakelijke kosten verwerken en rekening houden met inkomstenbelasting.
In het begin lukt het vaak nog om de boekhouding zelf bij te houden. Naarmate uw onderneming groeit, ontstaan er meestal meer transacties, fiscale vragen en administratieve verplichtingen. Dan kan een boekhouder voor zzp’ers veel tijd, onzekerheid en herstelwerk besparen.
Gilderaad helpt zzp’ers in Heerlen, Kerkrade, Maastricht, Roermond, Sittard-Geleen, Parkstad en de rest van Limburg met boekhouding, btw-aangiften, inkomstenbelasting en praktisch fiscaal advies.
Wat doet een boekhouder voor een zzp’er?
Een boekhouder kan de administratie geheel of gedeeltelijk verzorgen. Welke werkzaamheden worden uitgevoerd, hangt af van uw onderneming en de afspraken die u maakt.
Een boekhouder voor zzp’ers kan onder meer helpen met:
verwerken of controleren van inkoopfacturen;
verwerken van verkoopfacturen;
koppelen van bankmutaties;
controleren van zakelijke en privébetalingen;
verzorgen van btw-aangiften;
voorbereiden van de aangifte inkomstenbelasting;
controleren van zakelijke kosten;
verwerken van investeringen en afschrijvingen;
controleren van openstaande facturen;
beoordelen van een voorlopige aanslag;
inzicht geven in winst, kosten en belasting;
beantwoorden van fiscale en administratieve vragen.
U hoeft dus niet altijd uw volledige boekhouding uit handen te geven. U kunt bijvoorbeeld zelf facturen maken en documenten uploaden, terwijl de boekhouder de verwerking controleert en de aangiften verzorgt.
Heeft iedere zzp’er een boekhouder nodig?
Een boekhouder is voor een zzp’er meestal niet wettelijk verplicht. U bent als ondernemer wel verantwoordelijk voor een volledige en controleerbare administratie en correcte belastingaangiften.
Zelf boekhouden kan passend zijn wanneer:
u weinig facturen en transacties heeft;
uw administratie eenvoudig is;
u voldoende kennis heeft van btw en inkomstenbelasting;
u consequent alle documenten bewaart;
u fouten zelfstandig kunt herkennen en corrigeren;
u voldoende tijd heeft om de administratie actueel te houden.
Een boekhouder wordt vooral waardevol wanneer:
u twijfelt over zakelijke kosten;
uw boekhouding achterloopt;
u niet weet hoeveel belasting u moet reserveren;
u regelmatig fouten maakt in de btw;
u investeringen doet;
u een auto zakelijk gebruikt;
u buitenlandse klanten of leveranciers heeft;
uw winst stijgt;
u overweegt een bv op te richten;
u meer inzicht in uw cijfers wilt.
Het gaat dus niet alleen om de hoeveelheid administratie. Ook de complexiteit van uw onderneming speelt een belangrijke rol.
Boekhouding zelf doen of uitbesteden?
Veel zzp’ers kiezen voor een tussenvorm. Zij voeren eenvoudige werkzaamheden zelf uit en laten de controle en belastingaangiften door een boekhouder verzorgen.
Wat kunt u zelf doen?
Afhankelijk van uw kennis en boekhoudsoftware kunt u bijvoorbeeld zelf:
verkoopfacturen maken;
inkoopfacturen uploaden;
bonnetjes digitaal bewaren;
banktransacties controleren;
klantgegevens bijhouden;
openstaande facturen volgen;
zakelijke kilometers registreren;
uren bijhouden.
Wat kunt u uitbesteden?
Een boekhouder kan vervolgens:
boekingen controleren;
fouten corrigeren;
btw-codes beoordelen;
privébetalingen juist verwerken;
bedrijfsmiddelen activeren en afschrijven;
balansrekeningen controleren;
btw-aangifte verzorgen;
inkomstenbelasting voorbereiden;
fiscale aandachtspunten signaleren.
Deze verdeling kan de kosten beheersbaar houden, terwijl u toch zekerheid en ondersteuning heeft.
Btw-aangifte voor zzp’ers
De meeste zzp’ers moeten periodiek btw-aangifte doen. Daarvoor moet de administratie volledig en correct zijn bijgewerkt.
Bij de btw-aangifte wordt onder meer gekeken naar:
btw op verkoopfacturen;
btw op zakelijke inkoopfacturen;
buitenlandse aankopen en verkopen;
verlegde btw;
correcties uit eerdere perioden;
privégebruik van zakelijke goederen;
toepassing van een vrijstelling of bijzondere regeling.
Veelgemaakte fouten zijn:
btw aftrekken zonder juiste factuur;
privé-uitgaven als zakelijke kosten boeken;
buitenlandse facturen verkeerd verwerken;
omzet in de verkeerde rubriek aangeven;
een betaling en factuur dubbel boeken;
vergeten een eerdere fout te corrigeren.
Een boekhouder controleert niet alleen het bedrag dat uit de software komt, maar ook of de onderliggende verwerking logisch en volledig is.
Inkomstenbelasting voor zzp’ers
Als zzp’er met een eenmanszaak betaalt u inkomstenbelasting over de fiscale winst van uw onderneming.
De fiscale winst is niet hetzelfde als:
uw omzet;
het bedrag op uw bankrekening;
het bedrag dat u privé heeft opgenomen;
het bedrag dat na de btw-aangifte overblijft.
Voor de aangifte moeten onder meer worden beoordeeld:
zakelijke opbrengsten;
aftrekbare kosten;
privégebruik;
investeringen;
afschrijvingen;
ondernemersfaciliteiten;
overige inkomsten;
voorlopige aanslagen;
persoonlijke aftrekposten.
Een boekhouder kan helpen de administratie correct af te sluiten en de benodigde informatie voor de inkomstenbelasting samen te stellen.
Hoeveel belasting moet u als zzp’er reserveren?
Een veelgestelde vraag is hoeveel geld een zzp’er moet reserveren voor belasting. Daar bestaat geen vast percentage voor dat voor iedere ondernemer klopt.
Het benodigde bedrag hangt onder meer af van:
hoogte van de winst;
andere inkomsten;
persoonlijke situatie;
aftrekposten;
voorlopige aanslag;
investeringen;
rechtsvorm;
fiscale regelingen.
Daarom is het verstandig om gedurende het jaar de verwachte winst te controleren. Met een actuele boekhouding kan beter worden ingeschat hoeveel geld beschikbaar is en welk bedrag voor belasting moet worden gereserveerd.
Zo voorkomt u dat een hoge omzet wordt uitgegeven terwijl later nog inkomstenbelasting of btw moet worden betaald.
Welke zakelijke kosten mag een zzp’er aftrekken?
Zakelijke kosten zijn aftrekbaar voor zover zij zijn gemaakt voor de onderneming. Volledig privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar.
Veelvoorkomende zakelijke kosten zijn:
boekhoudkosten;
zakelijke verzekeringen;
software;
reclame en marketing;
websitekosten;
kantoorartikelen;
vakliteratuur;
zakelijke telefoon- en internetkosten;
reiskosten;
zakelijke abonnementen;
advieskosten;
onderhoud van bedrijfsmiddelen.
Bij gemengd zakelijk en privégebruik kan slechts een deel aftrekbaar zijn. Dat speelt bijvoorbeeld bij:
telefoon;
internet;
laptop;
auto;
werkruimte thuis;
abonnementen;
apparatuur.
Ook moet onderscheid worden gemaakt tussen gewone kosten en bedrijfsmiddelen die meerdere jaren worden gebruikt. Een grotere aanschaf kan mogelijk niet volledig in één jaar als kosten worden geboekt.
Zakelijke en privébetalingen scheiden
Een aparte zakelijke bankrekening is niet voor iedere zzp’er verplicht, maar maakt de administratie wel veel overzichtelijker.
Veelgemaakte fouten zijn:
privéboodschappen als bedrijfskosten boeken;
inkomstenbelasting als zakelijke belasting verwerken;
privéverzekeringen als kosten opnemen;
zakelijke uitgaven vanaf een privérekening vergeten;
privéstortingen als omzet boeken;
privéopnames als kosten verwerken.
Bij een eenmanszaak zijn privéopnames geen bedrijfskosten. Het geld verlaat wel de zakelijke rekening, maar verlaagt niet automatisch de fiscale winst.
Een boekhouder zorgt dat zakelijke kosten, privéstortingen en privéopnames van elkaar worden onderscheiden.
Boekhouder voor een startende zzp’er
Juist bij de start van een onderneming worden belangrijke keuzes gemaakt.
Een startende zzp’er moet onder meer nadenken over:
administratie en boekhoudsoftware;
factuureisen;
btw-aangifte;
zakelijke bankrekening;
algemene voorwaarden;
verzekeringen;
belastingreservering;
zakelijke kosten;
urenregistratie;
investeringen;
voorlopige aanslag.
Wanneer de administratie vanaf het begin goed wordt ingericht, voorkomt u later veel herstelwerk.
Een boekhouder kan helpen bij het bepalen van een praktische werkwijze: welke documenten u bewaart, hoe u facturen aanlevert en welke werkzaamheden u zelf uitvoert.
Wanneer wordt een bv interessant?
Veel zzp’ers vragen zich af wanneer zij hun eenmanszaak moeten omzetten naar een bv.
Daarbij spelen meer factoren dan alleen de hoogte van de winst. Ook belangrijk zijn:
aansprakelijkheid;
stabiliteit van de winst;
geld dat u privé nodig heeft;
toekomstplannen;
personeel;
investeringen;
verkoop van de onderneming;
administratieve lasten;
gebruikelijk loon;
mogelijkheid om winst in de bv te laten.
Een bv is niet automatisch fiscaal voordeliger. Een goede vergelijking moet rekening houden met belastingen, salaris, dividend, kosten en uw persoonlijke situatie.
Vraag daarom vooraf advies voordat u een nieuwe rechtsvorm kiest.
Wat kost een boekhouder voor zzp?
De kosten van een boekhouder voor zzp’ers hangen af van de omvang en complexiteit van de administratie.
Belangrijke factoren zijn:
aantal facturen;
aantal banktransacties;
aantal btw-aangiften;
kwaliteit van de aangeleverde administratie;
gekozen software;
gewenste belastingaangiften;
hoeveelheid advies;
eventuele achterstanden;
buitenlandse transacties;
aanwezigheid van bedrijfsmiddelen of financieringen.
Sommige boekhouders werken met een vast maandbedrag. Andere rekenen een uurtarief of een combinatie van een pakket en losse adviesuren.
Vraag bij een offerte altijd:
welke werkzaamheden zijn inbegrepen;
of btw-aangiften zijn inbegrepen;
of inkomstenbelasting is inbegrepen;
hoeveel overleg is inbegrepen;
hoe meerwerk wordt berekend;
of softwarekosten apart worden gefactureerd;
of hulp bij een overstap is inbegrepen.
Een lage vanafprijs is niet automatisch voordelig wanneer noodzakelijke werkzaamheden later afzonderlijk worden berekend.
Waar moet u op letten bij het kiezen van een zzp-boekhouder?
Een goede boekhouder moet niet alleen administratief nauwkeurig zijn, maar ook duidelijk communiceren.
Let op:
Ervaring met zzp’ers
De boekhouder moet bekend zijn met eenmanszaken, btw, inkomstenbelasting en zakelijke kosten.
Duidelijke afspraken
U moet vooraf weten wat u zelf doet, wat wordt uitbesteed en welke kosten daarbij horen.
Bereikbaarheid
Controleer of u een vast aanspreekpunt heeft en hoe snel vragen worden beantwoord.
Actuele verwerking
Wanneer cijfers pas na afloop van het jaar worden bijgewerkt, kunt u gedurende het jaar moeilijk bijsturen.
Uitleg bij de cijfers
Een winstbedrag alleen is niet voldoende. U wilt ook weten waar het geld blijft en hoeveel belasting u moet reserveren.
Fiscaal meedenken
Een boekhouder hoeft niet voor iedere kleine beslissing uitgebreid advies te geven, maar moet wel herkennen wanneer een fiscale keuze aandacht nodig heeft.
Wanneer overstappen van boekhouder?
Een overstap kan verstandig zijn wanneer:
uw administratie structureel achterloopt;
vragen lang onbeantwoord blijven;
u weinig uitleg krijgt;
u pas laat weet hoeveel belasting u moet betalen;
fouten niet goed worden opgelost;
u behoefte heeft aan meer fiscaal advies;
uw onderneming is gegroeid;
de dienstverlening niet meer past;
kosten onduidelijk zijn.
Bij een overstap moeten onder meer worden overgedragen:
boekhouding;
eerdere aangiften;
openstaande posten;
jaaroverzichten;
activastaat;
leningsoverzichten;
toegang tot software;
fiscale correspondentie;
informatie over nog openstaande werkzaamheden.
Een goede overdracht voorkomt dubbele werkzaamheden en ontbrekende informatie.
Online boekhouder voor zzp’ers
Een boekhouder hoeft niet altijd dichtbij gevestigd te zijn. Door online boekhoudsoftware, digitale facturen en bankkoppelingen kan veel werk op afstand worden uitgevoerd.
Online samenwerken kan voordelen hebben:
administratie sneller beschikbaar;
minder papieren documenten;
actuele banktransacties;
gemakkelijk facturen uploaden;
online overleg;
inzicht in openstaande posten;
efficiëntere samenwerking.
Persoonlijk contact blijft wel belangrijk. Daarom kan online boekhouden worden gecombineerd met telefonisch overleg, videobellen of een afspraak op locatie.
Boekhouder voor zzp in Heerlen en Parkstad
Zoekt u een boekhouder voor zzp in Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Brunssum, Simpelveld, Voerendaal of elders in Parkstad?
Gilderaad helpt zzp’ers onder meer met:
inrichting van de boekhouding;
controle van bankmutaties en facturen;
btw-aangiften;
inkomstenbelasting;
zakelijke kosten;
privéopnames;
investeringen;
belastingreservering;
voorlopige aanslag;
praktisch fiscaal advies.
Wij kijken niet alleen naar de aangifte, maar ook naar de vragen waar u gedurende het jaar tegenaan loopt.
Boekhouder voor zzp in Maastricht, Roermond en Limburg
Gilderaad ondersteunt ook zzp’ers in:
Maastricht;
Roermond;
Sittard-Geleen;
Valkenburg;
Gulpen-Wittem;
Beekdaelen;
Stein;
Meerssen;
de rest van Limburg.
Dankzij online samenwerking kunnen ondernemers ook buiten Limburg worden geholpen.
Veelgestelde vragen over een boekhouder voor zzp
Is een boekhouder verplicht voor zzp’ers?
Nee, meestal niet. U bent wel zelf verantwoordelijk voor een juiste administratie en correcte belastingaangiften.
Kan ik een deel van de boekhouding zelf doen?
Ja. U kunt bijvoorbeeld zelf facturen maken en documenten uploaden, terwijl de boekhouder controleert en aangiften verzorgt.
Kan een boekhouder mijn achterstallige administratie bijwerken?
Dat is mogelijk, maar de benodigde werkzaamheden hangen af van de achterstand, ontbrekende documenten en eerdere aangiften.
Verzorgt een boekhouder ook inkomstenbelasting?
Veel boekhouders doen dit, maar controleer vooraf of dit in het pakket is inbegrepen.
Kan een boekhouder mij helpen met belasting reserveren?
Met actuele winstcijfers kan een betere inschatting worden gemaakt van de te verwachten belastingdruk.
Wanneer moet ik van eenmanszaak naar bv?
Dat hangt af van uw winst, persoonlijke situatie, aansprakelijkheid, toekomstplannen en administratieve kosten. Laat dit vooraf berekenen.
Boekhouder voor zzp gezocht?
Zoekt u een boekhouder die uw administratie kan controleren, overnemen of volledig verzorgen?
Gilderaad helpt zzp’ers en eenmanszaken met:
boekhouding;
btw-aangiften;
inkomstenbelasting;
zakelijke kosten;
fiscale vragen;
inzicht in winst en belasting;
begeleiding bij groei;
beoordeling van een mogelijke bv.
Tijdens een vrijblijvend gesprek bespreken we uw onderneming, huidige administratie en de werkzaamheden die u wilt uitbesteden.
Neem contact op om te bespreken welke ondersteuning bij uw situatie past.
